MATA INDONESIA, – Work From Home (WFH) bukan menjadi hal yang baru lagi sekarang. Semenjak adanya virus Covid-19 mengakibatkan banyak perusahaan melakukan sistem WFH untuk karyawannya.
Memonitor semua karyawan tentu bukan menjadi hal yang mudah, apalagi kalau status perusahaannya multinasional atau Start Up yang jumlah karyawannya tidak sedikit.
Maka dari itu, untuk memantau pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan, perusahaan sekarang sudah banyak yang menggunakan payroll software di perusahaannya.
Payroll Software adalah sebuah sistem yang otomatis mengurus administrasi karyawan di suatu perusahaan, mulai dari perhitungan gaji, bonus, BPJS, bahkan sampai perhitungan pajak. Apa sih keuntungan memakai Payroll Software?
Keuntungan memakai Payroll Software
1.Efisiensi waktu dan tenaga
Dengan menggunakan Payroll Software, bagian HRD akan lebih efisien dalam bekerja terutama dalam menata administrasi karyawan. Sehingga HR pun bisa dengan mudah memaksimalkan untuk meningkatkan kemampuan dan kinerja karyawan. Laporan yang dihasilkan pun bisa lebih rapi dan juga transparan.
2.Cepat, dan efektif.
Dengan sistem penggajian yang otomatis, HR menjadi terbantu untuk melakukan pekerjaannya dan tidak perlu lagi menambah tenaga untuk mengurus administrasi secara manual. Tidak usah menunggu lama untuk menghitung gaji karyawan, dengan menggunakan Payroll Software bisa membuat pengelolaan gaji menjadi lebih cepat, akurat, dan efektif untuk menyajikan data yang dibutuhkan. Menggunakan Payroll Software ini juga bisa membantu menghemat waktu karena keakuratannya dalam penyajian data.
3.Aman
Dengan menggunakan Payroll Software ini, data yang disimpan juga bisa tersimpan secara otomatis oleh sistem yang tentunya jauh lebih praktis dan aman daripada harus menyiapkan data satu persatu secara manual. Hal ini akan memakan banyak waktu, tenaga, dan juga kertas. Dan juga rawan hilang kalau tidak diarsipkan dengan baik.
4. Administrasi karyawan tersusun dengan rapi.
Timing dalam aplikasi yang bisa diatur sesuai dengan kebijakan karyawan bisa membuat penggajian lebih cepat dan juga tepat waktu. Perusahaan bisa menggunakan aplikasi Payroll Software yang bisa diintegrasikan dengan payroll bank untuk “One Click Payment”
sedangkan untuk keuntungan menggunakan Payroll Software ketika WFH adalah sebagai berikut:
5.Pencatatan absensi menjadi jauh lebih mudah
Kalau pekerjaan dilakukan dari kantor, absensi akan lebih mudah dilakukan karena terletak dalam satu gedung. Namun untuk absensi ketika WFH di mana karyawan berada di rumahnya masing-masing, hal ini jelas menjadi sebuah masalah untuk suatu perusahaan dalam memantau para karyawannya. Dan dengan Payroll Software ini, pencatatan absensi akan mudah dilakukan di manapun karena sistem software online yang dengan bebas diaplikasikan di mana saja.
6. Sistem penggajian yang otomatis
Sistem payroll ketika bekerja dari kantor dengan WFH berbeda. Mulai dari perhitungan, banyaknya deadline yang mundur, dan juga adanya beberapa hal yang kurang terkendali ketika bekerja dari rumah. Hal ini mengakibatkan sistem penggajian terdapat perubahan. Dengan Payroll Software, penggajian bisa dilakukan secara otomatis hanya dengan mengintegrasikan sistem Payroll dengan absensi kantor.
7. Akses Payroll Software secara fleksibel
Karyawan bisa mengakses Payroll Software dimanapun dan kapanpun selama terhubung dengan internet. Fitur ini dinamakan dengan Cloud Storage. Dengan fitur ini pula, aplikasi Payroll Software bisa dengan mudah update data masing-masing karyawan secara otomatis. Dan tidak perlu khawatir hilang, data yang ada akan lebih mudah terbaca oleh HR karena semua data yang dimasukkan akan tersimpan secara otomatis.
Teknologi cloud menambahkan fleksibilitas yang tinggi dengan kemudahan knowledge akses kapan saja dan dimana saja, asalkan handphone atau perangkat terkoneksi dengan internet. Mengapa memilih membeli memori fisik untuk menyimpan knowledge terkecuali mampu menyimpannya secara virtual? Dengan cloud hosting, kamu mampu menambah kapasitas penyimpanan knowledge secara enteng tanpa perlu membeli memory eternal.
Tempat penyimpanan yang dimaksud disini bukanlah semacam ‘google drive’, ya! Namun knowledge yang tersimpan adalah knowledge yang tersedia di website, layaknya foto, form order, dan katalog produk.
8.Menghemat Waktu
Semua pekerjaan ketika WFH harus diselesaikan. Pengajuan lembur atau cuti selama WFH dapat dilaksanakan lewat Software aplikasi HR dengan terdapatnya fitur absensi online yang mendukung. Fitur selanjutnya memudahkan karyawan untuk mengajukan cuti atau lembur tanpa mesti menuliskan data secara manual.
Solusi untuk HR dalam satu aplikasi
Selama WFH, pekerjaan yang HR lakukan semuanya seakan-akan sudah terbantu oleh aplikasi Payroll Software ini. Dengan aplikasi ini, HR akan menjadi lebih fokus dalam membantu meningkatkan kinerja karyawan dan juga memajukan perusahaan.
Tidak hanya mengenai administrasi saja, akan tetapi karyawan juga perlu untuk didukung untuk masalah inventaris seperti kursi, WIFI, laptop, printer untuk menunjang pekerjaan karyawan di rumah.
Ada perusahaan yang memberikan fasilitas kantor untuk dibawa ke rumah dan menunjang kinerja karyawan, namun ada pula karyawan yang akhirnya memfasilitasi dirinya sendiri dengan membeli inventaris sendiri.
Tidak dipungkiri, untuk inventaris seperti ini memang sedikit banyak akan menggunakan banyak anggaran apabila semua hal inventaris dipenuhi oleh kantor. Lantas bagaimana perusahaan kecil dengan anggaran terbatas bisa menyiasati hal ini? Berikut ini beberapa cara efektif yang bisa dilakukan oleh perusahaan :
– Meminjamkan karyawan inventaris kantor.
Jika karyawan tidak memiliki fasilitas yang akan menghambat pekerjaan kantor seperti tidak mempunyai laptop, perusahaan bisa membekali mereka dengan memperbolehkan karyawan untuk membawa pulang beberapa peralatan seperti PC maupun laptop. Atau jika perusahaan memiliki anggaran khusus, mereka bisa meminjamkan beberapa peralatan tambahan seperti modem atau printer untuk menunjang kinerja karyawan meskipun WFH.
– Menggunakan Fasilitas pembiayaan perusahaan untuk pinjaman karyawan.
Kalau poin di atas tidak memungkinkan untuk dilakukan suatu perusahaan karena anggaran yang sangat terbatas sehingga karyawan terpaksa untuk membeli inventaris untuk diri mereka sendiri, maka perusahaan tersebut bisa menggunakan fasilitas pembiayaan dan bekerjasama dengan perusahaan fintech tertentu.
– Menyewakan inventaris untuk karyawan
Dengan anggaran yang terbatas dan tidak memungkinkan untuk memberikan inventaris yang dibutuhkan oleh karyawan, perusahaan bisa menyewa beberapa inventaris dengan jangka pendek untuk karyawannya. Saat ini banyak vendor online yang memberikan jasa penyewaan untuk inventaris kantor. Hal ini bisa menekan anggaran akan tetapi tetap bisa mendukung karyawan untuk tetap maksimal.
– Gunakan aplikasi digital untuk kontrol inventaris kantor
Penggunaan inventaris kantor bisa dengan mudah diawasi oleh pihak perusahaan dengan menggunakan aplikasi digital. Dengan menggunakan aplikasi digital ini, memungkinkan perusahaan untuk monitor posisi dan keadaan masing-masing karyawan ketika di rumah masing-masing.
– Perawatan inventaris secara berkala
Untuk meminimalisir hal yang tidak diinginkan terjadi, seperti inventaris yang tiba-tiba rusak, maka lebih baik untuk mengadakan perawatan (maintenance) secara berkala
– Menggunakan Payroll Software
Penggunaan Payroll Software yang ramah bahkan untuk handphone sekalipun. Hal ini memudahkan perusahaan dan karyawan untuk update administrasi maupun kontrol inventaris kantor.
Cara untuk memilih Payroll Software yang mumpuni:
Fitur yang harus ada untuk memonitor karyawan ketika WFH salah satunya adalah manajemen lembur dan juga kehadiran. Dua hal ini harus terintegrasi ke dalam Payroll Software untuk memudahkan HR dalam mengawasi karyawan.
Fitur absensi online yang juga masuk ke dalam fitur yang wajib ada dalam Payroll Software.
Salah satu aplikasi Payroll Software yang mendukung dua fitur tersebut adalah Talenta By Mekari. Talenta memiliki banyak fitur yang sanggup menopang tim HR di dalam mengatasi problem di dalam sistem payroll karyawan.
Dan salah satunya adalah solusi payroll di mana menawarkan kemudahan di dalam mengelola payroll saat WFH.
Sistem payroll di Talenta yang sudah terintegrasi secara otomatis bersama dengan absensi karyawan supaya pembayaran gaji bisa di mana dan kapan saja meskipun karyawan sedang Work From Home.
Beberapa fitur Talenta ini juga akan mendukung kinerja karyawan meskipun sedang WFH:
- Attendance : fitur yang berhubungan dengan kinerja karyawan seperti penjadwalan jam kerja hingga pengaturan shift karyawan secara otomatis. Karyawan cukup melakukan absensi lewat smartphone saja.
- Clockify: aplikasi pelacakan kinerja untuk tim. Dengan fitur ini memungkinkan untuk melacak kinerja secara individu maupun tim. Terdapat timesheet guna penjadwalan kerja karyawan. Timesheet Clockify bisa secara otomatis sesuai aturan jam kerja maupun secara manual untuk ikut jam kerja karyawan yang mempunyai mobilitas tinggi. Selain itu Clockify dengan analisa knowledge yang menyimpulkan berapa jam total kerja karyawan dalam satu proyek.
- Toggle :pelacak jam kerja untuk karyawan. Toggle merupakan aplikasi pelacak jam kerja karyawan untuk analisa produktivitas karyawan perusahaan. Toggle bersama dashboard lengkap untuk pelacakan jam kerja dan analisa hasil kerja karyawan. Analisa selanjutnya real time melalui dashboard.
- When I Work : Penjadwalan jam kerja dengan Employee Tim Clock untuk absensi karyawan.
Selain itu, solusi Payroll Software Talenta ini bisa menghitung pajak secara online, mengkalkulasi denda keterlambatan, dan mengkalkulasi benefit setiap karyawan secara otomatis.
Berikut ini beberapa kelebihan Talenta By Mekari:
- Fitur sangat berlimpah.
Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan.
- Kostumisasi yang sangat terperinci.
Semua hal yang ada di Talenta secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti dan rumus denda sendiri.
- Tim Support yang efektif dan responsive.
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.
Dalam aplikasi Talenta ini juga sering ada promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini menjadi angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai Payroll Software mereka namun dengan anggaran terbatas. Apalagi untuk kondisi sekarang ini. Karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan membantu perusahaan.
 bukan menjadi hal yang baru lagi sekarang. Semenjak adanya virus Covid-19 mengakibatkan banyak perusahaan melakukan){kind=link}