MATA INDONESIA, JAKARTA – Di era teknologi seperti sekarang, keberadaan aplikasi inventory (juga disebut aplikasi inventaris) sangat dibutuhkan bagi pebisnis baik yang masih berskala kecil atau merintis, menengah maupun besar. Mengingat, aplikasi inventaris dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dalam pengelolaan persediaan barang.
Perlu diketahui, saat ini sudah bukan zamannya menggunakan spreadsheet Excel atau bahkan cara manual seperti kertas untuk melakukan pengelolaan persediaan barang. Tidak saja memiliki ‘peluang’ yang besar terjadinya kesalahan. Cara yang dianggap sudah ketinggalan zaman itu juga membuang-buang waktu dan tenaga. Intinya pengelolaan inventaris semacam itu tidaklah efektif.
Aplikasi inventaris yang terbangun dengan sistem dan gabungan fitur mumpuni terbukti dapat membantu dan memudahkan pekerjaan pengelolaan persediaan barang. Apalagi jika perusahaan Anda memiliki stok barang yang banyak, (misalnya) hingga mencapai ribuan bahkan puluhan ribu.
Mengingat peranannya yang penting, di bawah ini tips memilih aplikasi inventory yang tepat berikut manfaatnya bagi perusahaan. Namun sebelumnya penting bagi Anda untuk mengetahui lebih dekat apa itu aplikasi inventory.
Mengenal Aplikasi Inventory Lebih Dekat
Aplikasi inventory adalah aplikasi pengelolaan hal-hal yang berkaitan dengan persediaan atau penyetokan barang. Adapun hal-hal berkaitan dengan persediaan barang di antaranya: jumlah pengeluaran barang, jumlah penerimaan barang, jumlah permintaan barang, tingkat penjualan barang dan lain sebagainya.
Semua hal itu, akan menjadi sulit jika pekerjaanya dengan cara-cara konvensional. Terlebih jika perusahaan memiliki stok barang yang sangat banyak.
Seperti diketahui, permintaan barang oleh pasar selalu mengalami perubahan dari waktu ke waktu. Di sisi lain, perusahaan yang baik adalah yang menyediakan stok barang sesuai permintaan pasar. Mengingat, hal ini erat kaitannya dengan untung rugi. Jika perusahaan memiliki stok barang ‘super’ melimpah namun ternyata permintaan pasar sedikit, maka hal itu bisa mengakibatkan kerugian. Begitu juga sebaliknya.
Nah, agar perusahaan tetap mendapatkan keuntungan yang banyak, butuh aplikasi inventory. Dengan pengelolaan, pengecekan dan penghitungan akurat oleh sistem canggih bernama aplikasi inventaris, perusahaan dapat dengan mudah mengetahui kondisi persediaan barang berikut kondisi pasar terkini secara akurat.
Tips Memilih Aplikasi Inventory
Anda mungkin sedikit mengetahui manfaat dari aplikasi inventaris. Namun, sebenarnya masih banyak manfaat yang bakal Anda peroleh jika menggunakan aplikasi itu. Sebelumnya, Anda wajib mengetahui tips memilih aplikasi inventaris yang terbaik untuk perusahaan berskala kecil, menengah maupun besar. Di antaranya sebagai berikut:
- Pilih Penyedia yang Dapat Dipercaya
Hal pertama yang harus Anda lakukan dalam memiliki aplikasi inventory adalah mengecek penyedianya. Memang, belakangan ini penyedia aplikasi inventaris bermunculan di internet maupun media sosial mengingat banyak dicari perusahaan dan pebisnis. Sehingga, (mungkin saja) hal itu membuat Anda bingung mana penyedia aplikasi inventaris yang memiliki kredibilitas tinggi dan mana yang tidak.
Nah, untuk mengetahui kredibilitas dari penyedia aplikasi inventaris sebenarnya mudah. Anda bisa mengecek pengalaman berikut feedback atau umpan balik dari pelanggan yang pernah menggunakannya. Bagaimana caranya? Anda bisa mengeceknya melalui website penyedia aplikasi inventaris itu.
Di samping itu, penting juga bagi Anda mengamati tampilan website penyedia aplikasi inventaris itu. Jika tampilan website-nya bagus dan user friendly maka sangat mungkin penyedia itu profesional. Namun sebaliknya, jika tampilannya kurang elok apalagi loading-nya lama, lebih baik cari penyedia yang lain deh sebelum kecewa di akhir!
- Mudah Digunakan atau Tidak?
Anda harus mengetahui apakah aplikasi inventaris yang hendak Anda pilih mudah atau justru sebaliknya. Oleh karenanya, sebelum memutuskan untuk memilihnya, maka bertanyalah terlebih dahulu kepada pihak penyedia.
Di sisi lain, Anda juga harus mengetahui kemampuan orang yang hendak menggunakan aplikasi inventaris itu. Jika si calon pengguna biasanya membutuhkan waktu yang tidak sebentar untuk memahami cara penggunaan aplikasi inventaris, hal itu bisa memperlambat produktivitas perusahaan, terutama di bidang pengelolaan stok barang.
Oleh karenanya, penting bagi Anda untuk mencari tenaga kerja (staf) yang mumpuni dalam mengoperasikan teknologi seperti aplikasi inventaris. Penting juga untuk memastikan bahwa aplikasi inventaris yang Anda pilih betul-betul mudah.
- Cek Kemampuan Integrasinya
Lagi-lagi Anda dituntut untuk bertanya langsung kepada pihak penyedia, selain mencari informasi sendiri di website atau media sosialnya. Pada poin ketiga ini, hal yang perlu Anda tanyakan adalah apakah aplikasi inventaris sudah mampu mengintegrasikan ragam informasi dalam satu wadah.
Lazimnya, aplikasi inventaris memiliki kemampuan integrasi. Sehingga, perusahaan dapat menggunakan satu aplikasi saja untuk memanajemen inventaris untuk sektor bisnis yang berbeda. Hal ini, tentunya dapat memudahkan serta mempercepat pengelolaan stok barang perusahaan.
Tidak sedikit perusahaan yang memiliki sektor bisnis yang berbeda, terlebih perusahaan itu berskala besar. Mungkin (apabila) perusahaan Anda yang masih kecil tidak membutuhkan integrasi informasi yang kompleks. Namun, percayalah seiring perusahaan Anda berkembang, membutuhkan hal itu. Jadi, tidak ada salahnya Anda menyiapkan sejak awal.
- Mampu Menyajikan Laporan dengan Baik
Tidak saja mengumpulkan data, aplikasi inventory juga semestinya mampu menyuguhkan informasi atau laporan yang tertata dengan baik. Sehingga, pengguna dan orang yang membutuhkan data inventaris mudah memahaminya. Oleh karenanya, Anda perlu memastikan hal itu di awal sebelum memilihnya.
Di sisi lain, tidak sedikit perusahaan yang menginginkan aplikasi inventaris dapat mengotomatisasi seluruh atau sebagian proses pemesanan stok anyar. Nah, jika Anda juga menginginkan hal serupa, maka pastikanlah aplikasi inventaris yang hendak Anda pilih punya kemampuan seperti itu.
- Mendukung Beberapa Lokasi Bisnis yang Berbeda
Banyak perusahaan maupun pebisnis yang mendirikan lokasi bisnis di beberapa tempat yang berbeda. Jika Anda adalah salah satunya, maka butuh aplikasi inventaris yang mampu mengelola persediaan barang dari semua lokasi bisnis secara terpusat.
Ini menjadi penting bagi Anda karena manajemen inventaris secara terpusat dari beberapa lokasi bisnis dapat memudahkan dan mempercepat pekerjaan. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas perusahaan. Bukan begitu?
- Pertimbangkan Biayanya
Tips terakhir, Anda harus mempertimbangkan biaya aplikasi inventaris yang hendak Anda pilih. Ketahuilah, biaya aplikasi inventaris tergantung sedikit banyaknya fitur atau fasilitas perusahaan.
Oleh karenanya, Anda mesti memperhatikan apa saja kebutuhan perusahaan dan bisnis yang Anda geluti. Jangan sampai fasilitas aplikasi inventaris ‘tidak ada gunanya’ hanya gara-gara tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Misalnya, Anda membutuhkan fitur aplikasi inventaris yang kompleks, meliputi manajemen gudang, cloud, pelacakan stok produk dan HPP serta lainnya, maka biayanya tidak sedikit. Namun, fitur yang kompleks sangat membantu manajemen inventaris perusahaan besar Anda.
Sebaliknya, jika perusahaan Anda masih berskala kecil atau menengah, fitur inventaris yang sederhana mungkin sudah sangat membantu. Jadi, tidak perlu membeli aplikasi inventaris dengan fitur kompleks.
Manfaat Menggunakan Aplikasi Inventory
Sedikitnya ada lima manfaat penggunaan aplikasi inventory bagi perusahaan baik berskala kecil, menengah maupun besar. Di antaranya sebagai berikut:
- Pengelolaan Barang Efektif dan Efisien
Pengelolaan barang dengan menggunakan aplikasi inventory jauh lebih efektif dan efisien. Aplikasi inventaris sudah didukung oleh sistem yang bekerja secara otomatis.
Anda tidak lagi membutuhkan tumpukan kertas yang bisa saja membingungkan karena saking banyaknya. Ya, semua hal-hal yang berkaitan dengan pengelolaan stok barang bisa dengan mudah dan cepat serta akurat oleh aplikasi inventaris.
Di sisi lain, untuk membuat laporan terkait inventaris perusahaan, jika menggunakan cara manual, hal itu bisa membutuhkan waktu yang lama, bahkan tidak menutup kemungkinan terjadi kesalahan atau human error. Sebaliknya, jika Anda menggunakan aplikasi inventaris, pembuatan laporan dalam waktu beberapa saat saja dan semua data yang tercatat tidak akan salah karena sistemnya canggih.
- Pemantauan Stok Barang Makin Mudah
Selain pengelolaan, aplikasi inventaris juga dapat membantu dan memudahkan perusahaan dalam memantau stok barang. Hal ini karena aplikasi inventaris berisi fitur-fitur mumpuni untuk melihat data dan informasi terkait masuk-keluarnya barang dan hal-hal lain yang berkaitan dengan itu.
Dengan begitu, stok barang di perusahaan Anda menjadi lebih ‘sehat’ alias terkontrol dengan baik. Di sisi lain, pelanggan juga bisa memperoleh barang dalam waktu yang cepat.
- Memudahkan Pengaturan Saldo
Perlu Anda ketahui bahwa aplikasi inventaris juga (pada umumnya) memiliki fitur yang berfungsi untuk memuat laporan keuangan perusahaan secara akurat. Sehingga, perusahaan dapat dengan mudah melakukan pengecekan sekaligus melakukan pengaturan saldo yang ada.
Misalnya, untuk mengatur saldo guna penambahan jumlah persediaan barang seiring dengan meningkatnya angka penjualan. Nah, data keuangan yang tersimpan dalam aplikasi inventaris dalam membantu Anda dalam hal itu.
- Laporan Akurat
Aplikasi inventaris mampu menyajikan laporan yang akurat. Menariknya, aplikasi ini juga terintegrasi dengan pencatatan laporan keuangan. Sehingga, (misalnya) hal-hal yang berkaitan dengan pengeluaran dan pemasukan barang akan tercatat secara otomatis dan sistem akan melakukan update data (juga secara otomatis).
Coba bayangkan, hal itu Anda lakukan secara manual! Tidak saja buang-buang waktu dan energi, Anda mungkin saja pusing karena banyaknya data. Belum lagi ada human error yang amat mungkin terjadi.
- Perusahaan Makin ‘Sehat’
Pada ujungnya, dengan menggunakan aplikasi inventaris, perusahaan akan semakin sehat dalam hal penyediaan barang. Dengan kata lain, perusahaan sangat mungkin terhindar dari kebangkrutan. Kok bisa?
Anda mungkin sudah tahu, stok barang adalah ‘kunci’ dari penjualan dan keberlangsungan bisnis. Jika stok barang tidak diatur atau dikelola dengan apik, perusahaan akan kelabakan atau mengalami kesemrawutan memenuhi permintaan pasar.
Dan, permintaan pasar itu sifatnya berubah-ubah. Oleh karenanya, perlu adanya pengelolaan inventaris yang profesional via aplikasi digital guna mengetahui permintaan pasar yang berubah-ubah itu, sehingga perusahaan tidak kelabakan dalam memenuhinya.
Itulah tips memilih aplikasi inventory yang terbaik untuk berskala kecil, menengah dan besar berikut manfaatnya. Setelah mengetahui tips di atas, Anda tidak salah pilih aplikasi inventory lagi.
 sangat dibutuhkan bagi pebisnis baik yang masih berskala kecil atau){kind=link}